Cómo controlar el inventario de tu negocio: método práctico para no perder dinero
El inventario es donde los negocios pequeños pierden dinero sin darse cuenta: mercancía que se vence, productos que "desaparecen", capital congelado en cosas que no rotan. Controlarlo no exige un sistema caro — exige método. Aquí está el método.
Paso 1: el conteo inicial (tu punto cero)
No puedes controlar lo que no has medido. Dedica unas horas a contar todo lo que tienes: producto, cantidad, costo unitario y ubicación. Ese inventario inicial es tu línea base — todo movimiento posterior se registra contra él.
Paso 2: registrar entradas y salidas, sin excepciones
La regla de oro: nada entra ni sale sin registro. Cada compra suma, cada venta resta, cada merma (rotura, vencimiento, consumo interno) también resta y se anota como merma, no se esconde. En Cuba este control diario es además la base del IPV que muchos negocios llevan a mano.
Paso 3: define mínimos de stock
Para cada producto importante define la cantidad mínima antes de reordenar. Cuando el stock la toca, compras. Así evitas los dos extremos caros: quedarte sin tu producto estrella un fin de semana, o enterrar capital en mercancía que rota una vez al año.
Paso 4: la rotación te dice qué vender y qué soltar
Divide lo que vendiste de un producto en el mes entre su stock promedio. Rotación alta = producto sano. Rotación cercana a cero = capital muerto: bájale el precio, combínalo en ofertas o deja de reponerlo. Revisar esto una vez al mes cambia las decisiones de compra por completo.
Paso 5: cuadre físico periódico
Una vez al mes (o a la semana en negocios de mucho movimiento), cuenta físicamente una parte del inventario y compárala contra tu registro. Las diferencias son información: errores de registro, mermas no anotadas o pérdidas que necesitas investigar. Un descuadre que se detecta a la semana se resuelve; uno que se detecta a los seis meses solo se lamenta.
¿Excel o sistema? La señal para cambiar
Una libreta o un Excel funcionan con 30 productos y una sola persona vendiendo. Las señales de que te quedaron chicos: dos o más personas tocan el inventario, vendes en más de un local o almacén, o ya te pasó que vendiste algo que "el Excel decía" que existía. A partir de ahí, cada semana sin sistema cuesta más que el sistema.
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